BarWeek

1. Objeto y alcance

BAR WEEK COLOMBIA es una estrategia liderada por Asobares Colombia que articula establecimientos, gastronomía, coctelería, marcas, talento y consumidores alrededor de una programación común. La participación de cada establecimiento supone la aceptación de estándares mínimos de operación, calidad, servicio, comunicación y cumplimiento normativo. Estas condiciones regulan la vinculación de los establecimientos participantes en Bogotá, del 28 de noviembre al 7 de diciembre de 2026.

La participación se formaliza mediante la aceptación de estas condiciones y de la ficha de participación del establecimiento. Asobares desarrolla las actividades de articulación, promoción y coordinación expresamente asumidas. Cada establecimiento conserva la dirección de su operación, contrata y remunera a su personal, factura sus ventas y responde por los productos y servicios que suministra.

La vinculación no constituye sociedad, mandato, representación ni relación laboral entre las partes. Las condiciones de participación son obligatorias y son establecidas por Asobares. Su aceptación integral es requisito de vinculación y permanencia.

2. Caracterización completa del establecimiento

• Nombre comercial y razón social. NIT, dirección, barrio y localidad.
• Datos de contacto y responsable principal.
• Horarios habituales de funcionamiento. Aforo máximo permitido y soporte disponible.
• Concepto gastronómico. Concepto musical y/o de entretenimiento. Perfil de público.
• Oferta actual de coctelería, cerveza y gastronomía.
• Marcas de licores nacionales e importados actualmente comercializadas.
• Acuerdos comerciales o exclusividades vigentes con compañías de licores, cervezas, bebidas y otros patrocinadores.
• Redes sociales, página web y canales de comunicación. Logo y manual de marca, cuando exista.

La información sobre exclusividades y los contratos o compromisos comerciales relevantes será tratada de manera confidencial.

3. Cumplimiento normativo

Cada establecimiento deberá declarar que opera cumpliendo las obligaciones legales aplicables a su actividad y será responsable de mantenerlas vigentes durante todo el periodo de BAR WEEK, incluyendo: matrícula mercantil vigente, condiciones sanitarias, seguridad humana, aforo autorizado, normas de ruido, derechos de autor, disposiciones sobre bebidas alcohólicas, protección de menores de edad, normas de protección al consumidor e información visible de precios.

Cláusula esencial: la participación en BAR WEEK no sustituye, modifica ni convalida las obligaciones legales propias de cada establecimiento.

4. Oferta oficial BAR WEEK

• Cinco cócteles, bebidas o producto oficial BAR WEEK.
• Una entrada, tapa, snack o acompañamiento gastronómico por cada coctel o bebidas vendidas.
• Precio previamente acordado de $35.000 incluyendo ICO para coctel + snack o tapa.
• Disponibilidad durante todos los días de participación.

No podrá modificarse unilateralmente la receta, presentación, porción, producto patrocinador o precio después de publicada oficialmente la oferta.

5. Formación obligatoria del equipo

El bartender jefe o responsable de barra y el chef, jefe de cocina o responsable gastronómico deberán participar en las jornadas de capacitación y construcción de producto convocadas por BAR WEEK. La ausencia reiterada a las capacitaciones podrá afectar la permanencia del establecimiento dentro de la programación.

6. Responsable BAR WEEK por establecimiento

Cada venue deberá designar un coordinador BAR WEEK, quien será el interlocutor oficial con Asobares. Deberá existir además un contacto alterno para situaciones operativas urgentes.

7. Días mínimos de operación

Periodo oficial Bogotá: sábado 28 de noviembre al lunes 7 de diciembre de 2026. El establecimiento deberá permanecer abierto durante todos los días publicados como parte de BAR WEEK, salvo fuerza mayor debidamente informada y justificada ante la organización.

8. Horario mínimo BAR WEEK

Disponibilidad mínima obligatoria de la experiencia BAR WEEK: 4:00 p. m. a 1:00 a. m., dentro del horario legalmente permitido para cada establecimiento. Toda franja diferente deberá ser aprobada previamente y por escrito por Asobares.

9. Disponibilidad de producto e inventario

El establecimiento garantizará el inventario correspondiente a las cantidades anunciadas. El agotamiento deberá sustentarse con registros de inventario e informarse inmediatamente a Asobares. No se realizarán sustituciones sin información y aceptación del consumidor, ni se exigirán pagos adicionales para cumplir la oferta adquirida.

10. Precio único y transparencia

La experiencia BAR WEEK deberá respetar exactamente el precio comunicado en la campaña de $35.000 incluido ICO. El precio anunciado será el precio total al público. La propina será voluntaria.

11. Uso de marca e imagen

Cada establecimiento autoriza a Asobares y BAR WEEK para utilizar nombre comercial, logo, fotografías del establecimiento y de sus productos, imágenes tomadas durante las activaciones y contenido audiovisual relacionado con BAR WEEK, con fines de comunicación, promoción, prensa, publicidad y memoria institucional.

12. Compromiso de comunicación del venue

Cada venue deberá participar activamente desde sus propios canales con publicaciones de lanzamiento, historias durante la campaña, repost de contenidos oficiales y etiquetado de BAR WEEK, Asobares y marcas participantes.

13. Identificación del establecimiento

Los venues deberán exhibir el identificador de establecimiento participante, código QR cuando aplique, menú BAR WEEK, material de patrocinadores autorizado y señalización o material POP oficial.

14. Servicio responsable de alcohol

• No suministrar alcohol a menores de edad.
• Aplicar protocolos de verificación de edad.
• Evitar prácticas de consumo irresponsable.
• Capacitar al personal para identificar consumidores en evidente estado de intoxicación.
• Facilitar alternativas de transporte seguro a través de los aliados de Asobares.

15. Seguridad, convivencia y entorno

Cada venue será responsable de sus protocolos ordinarios de seguridad y deberá informar inmediatamente cualquier incidente relevante. Deberá adoptar acciones para disminuir impactos relacionados con ruido exterior, filas, ocupación del espacio público, residuos y movilidad.

16. Sostenibilidad

• Manejo adecuado de residuos. Separación cuando exista infraestructura.
• Reducción de plásticos de un solo uso. Manejo responsable de vidrio.
• Disposición correcta de aceites y residuos gastronómicos.

17. Información y medición

Los venues deberán proporcionar información básica que permita medir resultados: número de experiencias vendidas, cócteles y productos gastronómicos vendidos, ventas asociadas, activaciones realizadas, alcance digital cuando sea posible, fotografías y videos. Asobares tratará la información comercial individual de manera confidencial.

18. Experiencia mínima de servicio

La experiencia deberá servirse con la receta establecida, en la cristalería definida, con presentación uniforme, dentro de tiempos razonables y con el acompañamiento gastronómico establecido. Todo el personal de servicio deberá estar en capacidad de explicar qué es BAR WEEK.

19. Programación musical y artística

Informar previamente artista o DJ, horario, formato, necesidades técnicas y patrocinadores involucrados. No anunciar artistas como parte oficial de BAR WEEK sin autorización previa cuando se utilice la marca del evento.

20. Exclusividades comerciales

Antes de asignar activaciones o marcas, Asobares debe conocer los contratos o compromisos comerciales relevantes del venue. La participación en BAR WEEK no autoriza ni obliga al establecimiento a incumplir contratos vigentes.

21. Prohibición de modificaciones no autorizadas

Una vez publicada oficialmente la programación, ningún venue podrá cambiar sin autorización: producto, precio, marca asociada, horarios publicados, mecánica promocional, beneficios ni programación anunciada. Todo cambio requerirá autorización previa y escrita de Asobares.

22. Tratamiento de datos personales

Antes de implementar QR, registros, reservas o concursos que recolecten datos personales, deberán identificarse el responsable del tratamiento, las finalidades, la política aplicable y los canales para ejercer los derechos de los titulares. Los establecimientos no utilizarán datos obtenidos a través de BAR WEEK para fines distintos de los autorizados.

23. Derecho de seguimiento

Asobares podrá realizar visitas de seguimiento antes y durante la estrategia para verificar producto, precio, material POP, comunicación, disponibilidad, servicio y correcta utilización de marcas. Las visitas tienen alcance contractual y operativo; no constituyen inspección oficial ni certificación técnica.

24. Régimen de incumplimientos

Ante incumplimientos menores, Asobares comunicará la observación y solicitará corrección inmediata. Asobares podrá suspender preventivamente la participación ante elementos verificables de riesgo grave o una orden de autoridad que impida operar. La gravedad y reiteración del incumplimiento serán criterios para decidir la suspensión o retiro definitivo.

25. Declaración de compromiso

El establecimiento declara conocer y aceptar las políticas de participación de BAR WEEK COLOMBIA – Bogotá 2026 y se compromete a trabajar coordinadamente con Asobares, Mix & Shake, Círculo Gastro, las marcas participantes y los demás aliados de la estrategia para garantizar una experiencia segura, responsable, transparente y de alta calidad para los consumidores.

26. Admisión y permanencia

El ingreso estará sujeto al aforo permitido, a las restricciones legales de edad y a condiciones objetivas de seguridad y convivencia previamente informadas. Las medidas serán proporcionales, respetuosas y no discriminatorias.

27. Responsabilidad y atención de reclamaciones

Cada parte responderá por los daños y perjuicios que le sean imputables por incumplimiento de sus obligaciones. El establecimiento atenderá las reclamaciones relativas a su operación, productos, servicios y cobros.

28. Condiciones económicas, suministros y entregables

Asobares establecerá las condiciones de participación relativas a aportes económicos o en especie, impuestos, fechas de pago y entregables promocionales que resulten aplicables y las comunicará antes de la vinculación. La sola participación no obliga a Asobares a financiar inventarios, contratar artistas, suministrar personal o asumir gastos del establecimiento.

29. Aceptación y comunicaciones

La firma del representante legal o de quien acredite facultades suficientes expresa la aceptación integral de estas condiciones y de la ficha aprobada por Asobares. Ninguna modificación propuesta por el establecimiento o por terceros tendrá efecto sin autorización previa y escrita de Asobares. Las comunicaciones se remitirán a los correos designados por las partes en la ficha.